Hạch toán chi phí quà tặng được nêu trong các quy định của pháp luật về kế toán và thuế. Doanh nghiệp cần tìm hiểu rõ để đảm bảo tính minh bạch và đúng quy trình trong việc ghi nhận và báo cáo các khoản chi phí này. Điều này rất quan trọng, đặc biệt là khi cung cấp thông tin cho các bên liên quan như cổ đông, cơ quan quản lý, đối tác kinh doanh và các bên liên quan khác.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tóm tắt sơ bộ một số quy định chính trong việc hạch toán chi phí biếu tặng
Nội dung chính
Quy định hàng biếu tặng cho nhân viên và khách hàng
Việc cung cấp quà tặng cho nhân viên và quà biếu tặng khách hàng trong các sự kiện của doanh nghiệp tổ chức được quy định tại khoản 7, điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BCT. Dưới đây là những điểm quan trọng cần lưu ý:
Quà tặng cho nhân viên và người lao động:
- Hàng biếu tặng cho nhân viên được xem như một phần của chính sách phúc lợi và khuyến khích.
- Theo Luật Lao động, giá trị hàng biếu tặng không được tính vào thu nhập chịu thuế của nhân viên khi giá trị không vượt quá 1 triệu đồng mỗi năm. Tuy nhiên, nếu giá trị hàng biếu tặng vượt quá 1 triệu đồng, phần vượt quá này sẽ được tính vào thuế thu nhập cá nhân của nhân viên.
- Doanh nghiệp cần tuân thủ quy định về hạch toán và báo cáo thuế đối với việc cung cấp hàng biếu tặng cho nhân viên.
Quà tặng khách hàng:
- Hàng biếu tặng cho khách hàng được coi là một hình thức tiếp thị, quảng cáo, hoặc khuyến mãi.
- Theo quy định của Luật Thuế, khi mua sắm hàng biếu tặng cho khách hàng, doanh nghiệp phải tính và nộp thuế giá trị gia tăng (VAT) cho giá trị của các sản phẩm này.
- Doanh nghiệp cần tuân thủ quy định về hạch toán và báo cáo thuế đối với việc cung cấp hàng biếu tặng cho khách hàng.
Khi mua quà biếu tặng, doanh nghiệp có 2 hình thức là tặng quà trực tiếp và mua hàng quà tặng về nhập kho rồi mới biếu tặng. Dù là với hình thức nào thì một lưu ý quan trọng để hạch toán chi phí này chính là doanh nghiệp và tổ chức phải lập hóa đơn như bán hàng thông thường.
Khi hạch toán chi phí quà tặng khách hàng cần lưu ý
Giới hạn chi phí
Xác định loại quà tặng bạn muốn cung cấp trong hội nghị. Điều này có thể là quà tặng vật phẩm như áo mưa, sổ tay, bình nước giữ nhiệt hoặc quà tặng trải nghiệm như vé xem phim hoặc thẻ quà tặng, phiếu mua hàng…
Theo quy định của Luật Thuế, tổng giá trị hàng biếu tặng cho một cá nhân hoặc một tổ chức không được vượt quá 10 triệu đồng mỗi năm. Việc vượt quá giới hạn này sẽ không được coi là chi phí hợp lý và không được khấu trừ khi tính thuế.
Đặt hạn mức giá trị và số lượng quà tặng sẽ giúp bạn tính toán chi phí tổng cộng của việc cung cấp quà tặng trong hội nghị được rõ ràng và minh bạch hơn
Hạch toán
Chi phí hàng biếu tặng được xem như một loại chi phí kinh doanh và phải được hạch toán theo quy định của kế toán. Nó thường được ghi vào tài khoản “Chi phí tiếp thị” hoặc “Chi phí quảng cáo” tùy thuộc vào mục đích sử dụng hàng biếu tặng và quy định của doanh nghiệp.
Do vậy cần xác định mục đích của quà tặng. Chẳng hạn như quà tặng hội nghị hội thảo, quà tặng có thể được sử dụng như một phần của chi phí tổ chức hoặc như một phần của chi phí marketing và quảng cáo
Chứng từ và minh bạch
Để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật, các doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn, chứng từ và tài liệu liên quan đến việc mua sắm hàng biếu tặng. Các chứng từ này phải chứng minh rõ người nhận, mục đích và giá trị của hàng biếu tặng.
Đảm bảo lưu trữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ và các tài liệu liên quan. Điều này rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hạch toán và kiểm tra kế toán của doanh nghiệp.
Quy định thuế
Xác định phương thức mua quà tặng. Chẳng hạn như mua trực tiếp từ nhà cung cấp, thông qua đại lý hay thông qua một công ty quà tặng chuyên nghiệp. Đồng thời, xác định phương thức chi trả, có thể là trả trước hoặc sau khi nhận hàng, chi phí vận chuyển, lưu kho nếu có…
Việc mua sắm và sử dụng hàng biếu tặng cũng có thể liên quan đến các quy định về thuế. Doanh nghiệp cần tuân thủ quy định về thuế giá trị gia tăng (VAT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) liên quan đến hàng biếu tặng. Cụ thể như sau:
- Thuế giá trị gia tăng (VAT)
Theo quy định của Luật Thuế GTGT, hàng biếu tặng được coi là một hình thức khuyến mãi, quảng cáo, hoặc tiếp thị. Khi mua sắm hàng biếu tặng, doanh nghiệp sẽ phải tính và nộp thuế GTGT cho giá trị của các sản phẩm này. Tuy nhiên, nếu giá trị hàng biếu tặng không vượt quá 10 triệu đồng mỗi năm đối với một cá nhân hoặc một tổ chức, doanh nghiệp có thể được miễn thuế GTGT cho phần giá trị vượt quá giới hạn này.
- Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
Theo quy định của Luật Thuế TNCN, nếu hàng biếu tặng có giá trị vượt quá 10 triệu đồng mỗi năm đối với một cá nhân, hoặc nếu tổng giá trị hàng biếu tặng cho một tổ chức vượt quá 10 triệu đồng mỗi năm, sẽ phải tính và nộp thuế TNCN cho phần giá trị vượt quá giới hạn này. Thuế TNCN sẽ được tính dựa trên thuế suất và bảng thuế TNCN hiện hành.
Quý khách hàng có nhu cầu các loại quà tặng in logo theo chủ đề của sự kiện, quà tặng thương hiệu, quà tặng khách hàng… hãy liên hệ:
CTY QUÀ TẶNG DOANH NGHIỆP GAMS
Địa chỉ: 99/22 Nguyễn Hữu Dật, Q.Tân Phú, TP HCM
Hotline: 0938 600 769
Email: admin@quatanggams.com
Website:quatanggams.com